(AGENPARL) – Sat 05 July 2025 FINANZIATA CON 900MILA EURO
LA DIGITALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI DI EDILIZIA PRIVATA
DEL COMUNE DI BARI
“Stimiamo che il finanziamento ottenuto ci consentirà di dematerializzare la quasi totalità dell’archivio comunale di Edilizia privata – commenta la vicesindaca e assessora alla Transizione digitale Giovanna Iacovone – che rappresenta un patrimonio documentale di estrema rilevanza e valore archivistico. Grazie a questo progetto potremo anche catalogare il materiale e gestire tutti i procedimenti di accesso agli atti attraverso un’interfaccia digitale che limiterà sensibilmente l’accesso del pubblico negli uffici preposti, semplificando inoltre l’accesso agli atti e alla documentazione amministrativa. In questo modo, inoltre, contiamo di ridurre il tempo di istruttoria delle singole pratiche non ancora informatizzate, che allo stato sconta la difficoltà di reperire i fascicoli cartacei conservati negli archivi dislocati al di fuori del territorio comunale, perché grazie alla digitalizzazione dei fascicoli non sarà più necessario che un tecnico si rechi fisicamente negli uffici per le necessarie verifiche.
Dunque non solo la ricerca documentale sarà più semplice, ma la trasmissione della documentazione richiesta potrà essere immediata, con evidenti benefici in termini di tempo e di semplificazione delle procedure”.
Il progetto finanziato si pone in continuità con il percorso di innovazione realizzato tra il 2021 e il 2023 per la digitalizzazione parziale degli archivi di Edilizia privata comunale, finanziato con oltre 3 milioni di euro di risorse del PON Metro 2014-20.
L’effetto della dematerializzazione dell’archivio comunale comporta, oltre all’incremento dell’efficienza nella risposta all’utenza, anche maggiore facilità di consultazione, risparmio economico e minore frequenza di accesso agli uffici, con l’ulteriore vantaggio, per l’utenza, di ricevere la documentazione direttamente a domicilio e, per il Comune, di tenere traccia delle attività di interazione tra ufficio e utenza.
Per la realizzazione del progetto finanziato sarà fondamentale la fase di assessment, mirata a individuare le soluzioni più idonee per valorizzare e trasformare l’archivio cartaceo in formato digitale, nel pieno rispetto della normativa vigente e delle Linee Guida AgID. A tal fine saranno programmati una serie di attività e incontri coordinati tra il personale tecnico dell’amministrazione, i responsabili di settore, gli archivisti e i tecnici delle aziende incaricate.
Pur essendo già stato portato a termine un progetto di digitalizzazione, il nuovo progetto dovrà tener conto di alcune potenziali novità:
• adozione di un processo di digitalizzazione idoneo a conseguire la certificazione delle copie digitali degli archivi cartacei
• passaggio alla digitalizzazione di pratiche comunque di natura differente rispetto a quelle trattate in precedenza (come ad esempio i condoni) o che richiedono maggiori accortezze (archivio storico).
Dunque l’esperienza già maturata sarà utile a favorire la necessaria fase di assessment.
La gestione informatizzata della documentazione comprenderà l’analisi dettagliata e la schedatura dei documenti, con la creazione di un inventario digitale che descriva i materiali per una tracciabilità più efficiente. Le attività saranno eseguite da archivisti con diploma presso una Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica.
La codifica dei documenti avverrà mediante sistemi informatizzati con codici a barre alfanumerici per ogni UDA, corredati da descrizioni precise dei campi. Il sistema traccerà anche i tempi di lavorazione e il personale coinvolto, garantendo l’accesso rapido ai documenti dal prelievo alla ricollocazione.
Di seguito, in sintesi le principali fasi del progetto di digitalizzazione degli archivi di Edilizia privata comunali.Indicizzazione e metadatazione dei file per l’inserimento nel sistema gestionale
L’attività seguirà i criteri approvati durante la fase di valutazione, utilizzando dati rappresentativi dei documenti dematerializzati. La nominazione dei documenti sarà pensata per garantire unicità e riconoscibilità.
I campi di indicizzazione potrebbero includere:
– estremi della pratica (tipo, anno, numero, protocollo)
– descrizione dell’attività
– richiedenti (nome, cognome)
– indirizzo del bene
– pratiche associate – dati catastali per localizzazione (foglio, particella)
– codici identificativi per il tracciamento fisico – identificativo pdf
Predisposizione dei flussi dei dati
Il riversamento dei dati dovrà essere assicurato in modalità di flusso costante, giornaliero o settimanale, attraverso uno spazio web con tutti i protocolli di sicurezza dedicato.
Il committente fisserà un tempo di retention dopo il quale l’aggiudicatario potrà provvedere ad eliminare i file in suo possesso. Le pratiche trasferite dovranno essere organizzate in lotti la cui composizione dovrà essere descritta in un file xml denominato indice di trasferimento.
Eventuali possibili collegamenti/integrazioni
Nel corso dell’esecuzione del progetto si valuteranno gli enti che presentano documentazione attinente a quella in corso di digitalizzazione per instaurare collegamenti online con detti archivi.